Canales de comunicación y herramientas digitales para el trabajo a distancia

Llamesele teletrabajo o home-office, ahora son tiempos de distanciamiento social y de cuarentena. Por ello, a continuación se presentan algunas lecciones sobre los canales de comunicación y herramientas digitales para aquellos que recién comienzan a adoptar el cambio al trabajo a distancia.

La figura del día de hoy nos muestra los canales de comunicación para el trabajo a distancia. Tenemos dos columnas, la primera (a la izquierda) es el canal de comunicación y la columna a la derecha es la recomendación para su mejor uso. A continuación se enumeran los 5 canales de comunicación y sus respectivas recomendaciones.

1. Llamada o videollamada (1 a 1):

• La puesta al día individual y la construcción de relaciones
• Discutiendo temas sensibles y difíciles

2. Videoconferencia:

• Resolución de problemas y co-creaciones usando la pantalla o pizarra compartida
• Sesiones semanales de planificación y revisión
• Reunión para la toma de decisiones
• Talleres y entrenamientos
• Charlas de equipo y retrospectivas

3. Chat:

• Procesamiento de sindicación de acciones
• Preguntas urgentes y búsqueda de orientación
• Mantenerse al día en tiempo real
• Charla de equipo social

4. Capturas de vídeo y notas en audio:

• Mostrar y explicar el trabajo realizado
• La orientación del equipo por parte de los gerentes con tiempo limitado
• Los informes después de la reunión que algunos pueden haberse perdido

5. Correo electrónico:

• Actualizaciones e información de estado a grandes grupos de personas
• Toda la comunicación formal dentro y fuera de la empresa

La siguiente figura, nos muestra algunos ejemplos para un uso efectivo de las herramientas digitales.

Aquí un resumen en español de la imagen:

1. Creación de contenidos: Office 365, Google Docs (G Suite), Confluence y Miro.
2. Videoconferencias: Zoom, Tencent Conference, Ding Talk, Webex y Microsoft Teams.
3. Compartir documentos: Box, Sharepoint, Dropbox y Baidu Cloud Disk.
4. Canal basado en la comunicación: Ding Talk, WeChat Business, Slack, Microsoft Teams, Basecamp, Hipchat y Google Hangouts.
5. Administración de tareas: Trello, Jira, Asana, Smartsheet, Microsoft Planner y Basecamp.
6. Encuestas: Kahoot, Ideaboardz, Slido, Poll everywhere y Mentimeter.

Si no conoces algunas de estas herramientas, creo que vale la pena dedicarle un tiempo a navegar por internet e investigar y probar algunas de ellas.

Fuente de las imágenes: A blueprint for remote working: Lessons from China